如果您使用过邮箱清理工具，那么您会看到 AutoArchive 按钮，但您可能会对它的工作原理和作用保持警惕。 这是它的作用以及如何使用它。
单击“自动存档”按钮会导致一个进程遍历所有文件夹 Outlook 并应用您设置的任何自动存档规则（不用担心，默认的自动存档规则是什么都不做，因此您不会通过单击按钮造成任何伤害）。 但是，如果您想将较旧的项目移动到不妨碍它们的存档中，自动存档是您自动化该过程的方式。 让我们来设置它并运行它。
如何打开自动存档
首先，您需要打开 AutoArchive 并选择其设置。 转到文件 > 选项 > 高级，然后单击“自动存档设置”按钮。
只要“每次运行自动存档”选项被关闭（这是默认设置），自动存档就永远不会运行。
一旦打开“运行自动存档”选项，所有选项现在都可用。
与文件夹清理不同，它在文件选项中有一个设置窗口，然后允许您将这些设置作为手动任务对您喜欢的任何文件夹运行，此处显示的自动存档设置是默认设置。 每个启用了自动存档的文件夹都可以使用这些默认设置，或者您可以根据需要为不同的文件夹使用不同的设置。 稍后我们将介绍如何执行此操作，但现在，让我们看一下默认设置。
如何设置自动存档
首先要注意的是，一旦打开 AutoArchive，它将每 14 天运行一次。 您可以使用向上和向下箭头或通过输入数字来更改它，并且您可以选择 1 到 60 天之间的任何值。 您可以输入任何两位数，但如果超过 60， Outlook 单击“确定”时将显示错误消息，您必须更改值才能保存。
下一个选项——“AutoArchive 运行前提示”——让您可以选择 Outlook 在自动存档发生之前向您显示提示。 此提示允许您查看设置或根据需要取消自动存档的此运行。
其余设置与将要归档的项目以及归档过程中发生的情况有关。 这里的第一个选项——“删除过期项目（仅限电子邮件文件夹）”——与添加了过期日期的电子邮件有关。 即使您为这些文件夹打开自动存档，这也不会影响任务或事件。
其余设置适用于所有项目，而不仅仅是电子邮件。 这意味着日历事件、任务、笔记和日记条目。
假设您打开“存档或删除旧项目”，默认设置为 Outlook 将超过 6 个月的项目移动到一个新的、单独的 .pst 文件，名为 Archive（默认情况下），并使其在导航窗格中可见 Outlook 这样您就可以随时访问已归档的项目。 您可以将“清除早于的项目”值更改为 1 天到 60 个月之间的任何值，选择不同的 .pst 文件来存档项目，或选择“永久删除旧项目”。
请注意，此删除会绕过已删除邮件文件夹，您的邮件将从 Outlook 完全。 根据您的设置，您可能仍然可以在您的邮件服务器上访问它，但您不应该依赖它。 仅当您想永久删除项目时才选择此选项。
当您单击“确定”时，自动存档将被打开。 从今天开始，它将按照您选择的“Run AutoArchive every”值（默认每 14 天）运行。 所以一旦你打开它，你应该期望它运行得很快。 在我们的测试中，从打开它到收到提示告诉我们 AutoArchive 将要运行的时间不到十分钟。 默认情况下，自动存档仅在少数文件夹上运行，因此如果您希望它在特定文件夹上运行 – 或者您希望自定义它在不同文件夹上的运行方式 – 请继续阅读。
如何打开和自定义不同文件夹的自动存档
当您打开自动存档时，默认情况下它仅针对以下文件夹运行：
- 发送的邮件
- 删除的项目
- 日历
- 任务
如果您希望它在任何其他文件夹上运行，您需要为每个文件夹打开它（或在您不希望它运行的四个文件夹中的任何一个上关闭它）。 通过右键单击导航窗格中的文件夹并单击“属性”来执行此操作。
您还可以通过在功能区中选择文件夹 > 文件夹属性来访问文件夹属性。 （对于未显示在导航窗格中的日历和任务等文件夹，这是访问文件夹属性的唯一方法。）还有直接进入自动存档设置的选项，一旦你“重新在文件夹属性中。
在“文件夹属性”窗口中，单击“自动存档”选项卡以访问该文件夹的设置。
对于大多数文件夹，“不归档此文件夹中的项目”设置将默认启用。 这意味着当 AutoArchive 进程运行时，该文件夹将被忽略并且其中的任何项目都不会被归档。 如果要包含该文件夹，请打开“使用默认设置存档此文件夹中的项目”选项。
或者，如果您希望此文件夹的自动存档设置与默认设置不同，请打开“使用这些设置存档此文件夹”并根据您的偏好修改设置。
如果您想随时更改所有文件夹的设置，您可以返回文件 > 选项 > 高级 > 自动存档设置，然后单击“立即将这些设置应用于所有文件夹”按钮。 这将更改所有文件夹以启用“使用默认设置归档此文件夹中的项目”。
一旦您获得了自动存档默认设置和每个文件夹的设置，按照您想要的方式进行设置，您就可以让该过程在后台安静地工作，为您腾出空间并防止您的文件夹变得过于臃肿。
