有些人喜欢保留自己的 Outlook 文件夹完美控制，电子邮件被整齐地分类并存储在一个合乎逻辑的、最小的文件夹结构中。 我们大多数人都不是这样的，所以微软提供了帮助的工具。 其中一个工具是鲜为人知的对话清理工具，它可以从对话中删除或移动多余的电子邮件。 这是它的工作原理。
您可以针对单个对话、文件夹或文件夹及其所有子文件夹运行对话清理工具。 它会查找多余的电子邮件，这意味着那些完整包含在对话中的另一条消息中的电子邮件。 然后它会删除（默认情况下）或将这些电子邮件移动到另一个文件夹，具体取决于您的设置方式。 这有助于防止您的邮箱被同一邮件的多个副本填满。
首先，您需要设置对话清理参数。 前往文件>选项>邮件，然后向下滚动到“对话清理”部分。
默认情况下，对话清理会删除项目，但如果您想将多余的项目移动到文件夹中，您可以单击“浏览”并选择要将它们移动到的文件夹。 如果您想自己仔细检查该工具找到的消息确实是多余的，这很方便。 根据我们的经验，对话清理工具是可靠的，但有时无法替代您自己检查。
您可能可以保留其他默认选项，因为它们很有意义，但如果您的情况或偏好不同，请继续按照您认为合适的方式打开或关闭参数。 设置好所需的设置后，单击“确定”返回 Outlook.
现在，您需要打开该工具。 在“主页”选项卡上，单击“清理”按钮。 下拉菜单使您可以选择清除当前在文件夹、整个文件夹或整个文件夹和所有子文件夹中选择的对话。
如果您不需要“清理对话”选项，也可以通过单击文件夹 > 清理文件夹来访问此菜单。
我们现在将使用“清理文件夹”，但无论您清理对话、文件夹还是文件夹及其子文件夹，过程都是相同的。 对于一键式选项，您始终可以右键单击导航窗格中的文件夹并选择“清理文件夹”。
第一次运行此工具时，会弹出一个警告，让您可以选择更改设置、运行该工具或取消操作。
如果您希望工具在不看到此弹出窗口的情况下运行，请启用“不再显示此消息”选项。
单击“清理文件夹”以运行该工具（如果您打开了“不再显示此消息”选项，那么从此时起，该工具将在您选择它后立即运行）。 当工具运行时（如果您是在包含大量消息的文件夹上首次运行它可能需要一点时间），状态通知会出现在底部的栏中 Outlook.
你可以继续使用 Outlook 当它正在运行时。 一旦状态通知消失，该工具就完成了。 它不会告诉你它已经完成——该工具旨在在后台运行以帮助你，而不是用消息轰炸你——但它会告诉你它是否找不到任何要清理的消息。
这里的所有都是它的。 当我们在一个 example 包含 2487 封电子邮件的文件夹中，它找到了 502 封可以删除的邮件。 文件夹中超过五分之一的电子邮件是多余的，因此如果您的空间不足或厌倦了对话，它是一个令人大开眼界和值得使用的工具。
