如何限制数据输入 Excel 使用数据验证

如果你使用 Excel 电子表格从其他人那里收集数据,但发现他们经常用错误的信息填充您精心计划的单元格,数据验证可以提供帮助。

此工具可让您限制特定单元格以仅允许格式正确的数据。 如果有人在费用报告中输入了不应该出现的任何内容——比如“在机场享用午餐”而不是“15.68 美元”——Excel 拒绝输入,直到他们正确为止。 将其视为一种被动攻击方式,以确保人们不会浪费您的时间。

作为一个 example,这是 How-To Geek 的基本费用报告工作表。 假设我们要确保人们只在某些单元格中输入格式化为货币的数值(即,一些数字,后跟一个小数点,再跟两个数字)。

首先,选择要限制的所有单元格。

切换到功能区上的“数据”选项卡,然后单击“数据验证”按钮。 如果您的窗口不是全尺寸并且您看不到标签,则它是带有两个水平框、一个绿色复选标记和一个红色交叉圆圈的图标。

在“数据验证”窗口的“设置”选项卡上,单击“允许”下拉菜单。 在这里,您可以设置特定类型的输入以允许您选择的单元格。 对于我们的费用报告,我们将坚持要求用户输入一个带有两位小数的数字,因此我们将选择“十进制”选项。 您还可以选择其他条件,例如确保单元格包含文本、时间或日期、特定长度的文本,甚至是您自己的自定义验证。


无论您在“允许”下拉菜单中选择何种类型的数据,都会更改“设置”选项卡其余部分上可供您使用的选项。 由于我们想要一个与货币对应的数值,因此我们将“数据”下拉菜单设置为“介于”设置。 然后,我们配置最小值 0.00 和最大值 10000.00,这足以满足我们的需求。

要对其进行测试,请单击“确定”以应用验证设置,然后尝试输入不正确的值。 为了 example,如果我们为早餐值而不是餐费输入“煎饼”,我们将收到一条错误消息。

虽然这确实限制了人们只能输入正确类型的数据,但它并没有给他们任何关于需要什么类型的数据的反馈。 所以,让我们也设置一下。

返回数据验证窗口(功能区上的数据 > 数据验证)。 您在这里有两个选项(如果需要,您可以同时使用它们)。 您可以使用“输入消息”选项卡在用户选择启用了数据验证的单元格时弹出工具提示,向他们显示您想要的数据类型。 您还可以使用“错误警报”选项卡来自定义他们在输入错误类型的数据时看到的错误。

让我们先切换到“输入消息”选项卡。 在这里,确保打开“选择单元格时显示输入消息”选项。 然后,给你的输入工具提示一个标题和一些文本。 正如您在下面看到的,只需单击其中一个单元格就会弹出消息,让人们知道预期的内容。

在“错误警报”选项卡上,您可以自定义人们在输入错误类型的数据时看到的错误消息。 确保“输入无效数据后显示错误警报”选项已打开。 从“样式”下拉列表中为您的错误消息选择样式。 您可以使用停止(带有 X 的红色圆圈)、警告(带有感叹号的黄色三角形)或信息(带有小写“i”的蓝色圆圈),具体取决于您希望消息传达的强度。


键入消息的标题,消息本身的文本,然后点击“确定”完成。

现在,如果有人试图输入不正确的数据,则该错误消息会更有帮助(或讽刺,如果您愿意的话)。

设置数据验证需要一些额外的工作,但如果您使用电子表格从其他人那里收集数据,它可以为您节省大量时间。 它甚至对防止自己的错误很有用。 如果您设置了依赖于该数据的公式或任何类型的自动化任务,那就更是如此。