如何在 Microsoft 中快速插入文本块 Word 带自动图文集

我们都有一些需要定期输入的大段文本——比如您的地址、长名称或短语,甚至是您经常使用的表格和图像。 自动图文集功能 Word 允许您存储这些文本块并通过几次击键快速插入它们,因此您可以减少打字时间。

自动图文集功能已成为 Office 很长一段时间,但现在是 Quick Parts 的一部分,已添加到 Office 2007. 除了自动图文集条目,快速部件功能允许您插入文档属性(例如标题和作者)和字段(例如日期和页码)。 快速部件和自动图文集条目也称为“构建块”和 Word 带有许多预定义的构建块。 您还可以根据需要添加任意数量的自定义构建块。

注意:我们之前已经写过如何引用其他文档中的文本 Word 因此您可以将可重复使用的内容插入到其他将自动更新的文档中。 那篇文章中讨论的技巧类似于使用自动图文集条目。 但是,一旦使用自动图文集条目插入内容,当您更改自动图文集条目时,该内容将不会自动更新。

还有其他软件,比如免费的 短语速递 对于 Windows,它在系统范围内执行类似的任务。 这很棒,因为它适用于每个应用程序,而不仅仅是 Word,但自动图文集有其自身的一些优点——即,它有更多的格式选项(尤其是 Word- 特定的)而不是 PhraseExpress,它在任何地方都可用 Word 是。 因此,如果不允许您在工作计算机上安装第三方程序,对于 example,您仍然可以使用自动图文集。

如何在 Microsoft 中引用其他文档中的文本 Word

您只能将自动图文集条目存储在模板中,而不能存储在文档本身中。 默认情况下,新的自动图文集条目存储在 Normal.dotm 模板中。 这将您的自动图文集条目的可用性限制在您的机器上,除非您与其他机器共享您的 Normal.dotm 模板。 您可以将自动图文集条目添加到自定义模板中,但有一些限制,我们将在本文后面讨论。

如何创建新的自动图文集条目

首先,创建一个新的 Word 文档并输入要添加为自动图文集条目的内容(文本、图像、表格等)。 然后,突出显示内容并单击“插入”选项卡。

如何显示非打印字符 Word

如果您希望自动图文集条目文本与条目中所有段落的段落格式一起存储,包括最后一个段落,请确保最后一个段落末尾的段落标记包含在您的选择中。 段落标记存储段落的格式。 如果不选择段落末尾的段落标记,则该段落在插入时将采用周围文本的段落样式。 如果您没有在每个段落的末尾看到段落标记,您可以选择在选项中显示它们。 您应用于自动图文集内容的任何字符格式都会自动存储在自动图文集条目中。

在“文本”部分中,单击“探索快速部件”按钮并将鼠标移动到下拉菜单中的“自动图文集”上。 然后,选择“Save 从子菜单中选择自动图文集库”。

注意:您可能会注意到“Save “快速零件库”选项直接在“快速零件”菜单上可用。 此选项将所选文本添加为​​“快速部件”条目,而不是“自动图文集”条目。 “Quick Parts”和“AutoText”条目都是构建块。 您可以通过这种方式添加条目,但我们将讨论将其添加为自动图文集条目。

将显示“创建新构建基块”对话框。 Enter “名称”编辑框中自动图文集条目的名称。

我们建议使自动图文集条目的名称足够不同,这样您只需键入名称的几个字符即可将每个条目插入到文档中。 如果多个自动图文集条目的名称非常相似,则您必须输入足够多的名称,以便 Word 知道您要插入哪个条目。


您还可以更改此条目的类别。 “类别”下拉列表提供“创建新类别”选项,允许您将此自动图文集条目添加到自定义类别。 您还可以更改创建条目的“图库”。

“选项”下拉列表允许您指定如何将条目插入到文档中。 如果您要插入一小段文本,例如公司名称,请选择“仅插入内容”,这会在光标处插入内联条目的内容。 您还可以将内容作为自己的段落或在自己的页面上插入(非常适合创建标准封面)。

接受“Save 在”下拉列表。 这会将自动图文集条目保存在您的 Normal 模板中。

如何在何时收到通知 Word 想要 Save 对普通模板的更改

设置好新的自动图文集条目后,单击“确定”。

当你 close 最后 Word 如果您打开了已打开的文档,则可能会显示以下对话框,询问您是否要保存对 Normal.dotm 模板所做的更改,如果您已打开提示保存 Normal 模板的选项。 要将您的自动图文集条目保存在“Normal.dotm”模板中,请单击“Save”。

如何在文档中插入自动图文集条目

现在我们已经创建了一个新的自动图文集条目,让我们将它插入到文档中。 创建一个新的 Word 记录或打开现有文件。 再次单击“插入”选项卡,然后将鼠标移到下拉菜单中的“自动图文集”上。 您会注意到您添加的自动图文集条目可直接在“自动图文集”子菜单中使用。 选择它以在该条目中插入内容。


您还可以通过开始键入自动图文集条目的名称来插入自动图文集条目。 将显示一个小弹出窗口,其中包含匹配的自动图文集条目的名称和告诉您按“Enter” 插入。 按 ”Enter” 将整个自动图文集条目插入到您的文档中。 您也可以按“F3”。

自动图文集条目的内容被插入,并带有原始换行符和格式。

为了更快、更轻松地插入自动图文集条目,您可以将“自动图文集”按钮添加到快速访问工具栏。

如何打开“显示自动完成建议”

如果您在键入自动图文集条目名称时没有看到自动完成建议,您可能需要打开“显示自动完成建议”选项。

要打开“显示自动完成建议”,请打开现有的 Word 文档或创建一个新文件,然后单击“文件”选项卡。

在后台屏幕,点击左侧选项列表中的“选项”。


点击左侧项目列表中的“高级”Word 选项”对话框。

在“编辑选项”部分中,单击“显示自动完成建议”复选框,以便在框中有一个复选标记。

现在,您现在可以按“Enter” 在键入自动图文集条目的部分名称后将其插入。

如何编辑现有自动图文集条目的内容

假设您搬到了新家,您需要更改自动图文集条目中的地址。 这很容易做到。 只需在新的条目中键入您想要的条目 Word 文档,选择它,然后访问我们前面讨论的“自动图文集”子菜单。 选择“Save 任何现有自动图文集条目下方子菜单上的“选择自动图文集”选项。

Enter 与“名称”编辑框中现有的自动图文集条目相同的名称,然后单击“确定”。

将显示一个确认对话框。 单击“是”将先前的自动图文集条目替换为新条目。


现在,您可以将更新的自动图文集条目插入到任何新的或现有的 Word 像以前一样记录文件。

注意:请记住,更改自动图文集条目不会更改您已经插入的任何现有文档中该条目的内容。 自动图文集条目的修改内容仅在更改条目后随时插入时使用。

如何编辑现有自动图文集条目的属性

除了编辑自动图文集条目的内容外,您还可以更改条目的属性,例如存储条目的模板、类别等。

为此,创建一个新的 Word 记录或打开现有文件。 单击“插入”选项卡,然后单击“文本”部分中的“探索快速部件”按钮。 在下拉菜单中选择“Building Blocks Organizer”。

将显示“Building Blocks Organizer”对话框。 显示所有“构建块”的列表,显示每个“名称”以及它们所在的“画廊”、“类别”和“模板”。它们根据“画廊”按字母顺序列出。 我们的新“地址”条目列在顶部,因为它位于“自动图文集”图库中。 单击条目以选择它。 条目的预览显示在对话框的右侧。

选择“地址”条目后,单击“构建块”列表下方的“编辑属性”。


与创建自动图文集条目时显示的对话框相同; 但是,现在它被称为“Modify Building Block”。 我们将“选项”更改为“在其自己的段落中插入内容”,因此地址总是从单独的行开始插入,即使光标位于另一行的末尾。 进行更改后单击“确定”。

再次显示一个确认对话框,确认您想用修改后的条目替换自动图文集条目。 单击“是”。

如何删除自动图文集条目

如果您发现不再需要自动图文集条目,则可以将其从构建块集合中删除。 要删除自动图文集条目,请打开“Building Blocks Organizer”对话框,如上一节所述。 选择要删除的自动图文集条目,然后单击“构建块”列表下方的“删除”。

将显示一个确认对话框,询问您是否确定要删除选定的构建基块,在本例中为自动图文集条目。 单击“是”删除条目。 您将返回到“Building Blocks Organizer”对话框。 点击“关闭”即可 close 它并返回到您的文档。

使用自定义模板时,自动图文集似乎有一个怪癖。 我们测试了将自动图文集条目添加到自定义模板,但是当我们基于该模板创建新文档时,自动图文集条目不可用。 但是,当我们基于 Normal 模板创建一个新文档,然后将自定义模板附加到该文档时,自动图文集条目可用。 因此,如果您想将自动图文集条目保存在您自己的自定义模板中,请务必在创建模板后将模板附加到您的文档中,否则您的自动图文集条目将不可用。 如果您发现其他情况,请在评论中告诉我们。

旧版本的 Word (2003 年及之前)允许您将自动图文集条目从一个模板复制到另一个模板。 然而,截至 Word 2007 年,该功能已被删除。